Lista de verificación: envíe correos electrónicos de una manera que haga que las personas confíen en usted

Para que sus correos electrónicos no se clasifiquen como spam o phishing sin abrir, debe hacerlo lo más fácil posible para el destinatario. Si sigue los consejos a continuación, enviará correos electrónicos que causarán una buena impresión y serán leídos.

La primera impresión es importante. Asegúrese de establecer un nombre de remitente significativo en su cuenta de correo, como su nombre y apellido (empresa). Asigne a su correo un asunto lo más útil y específico posible: en lugar de una ‘consulta’, por ejemplo, ‘consulta del cliente, pieza de repuesto XY para el modelo Z’.

Si es posible, comience el correo electrónico con una dirección individual para la persona o empresa a la que desea comunicarse. Ingrese una firma con su nombre, empresa y número de teléfono para consultas. De esta forma, los remitentes pueden al menos distinguir fácilmente entre correos electrónicos y fraudes directos.

Antes de enviar, verifique dos veces los campos Destinatario para y CCO. Debido a la función de autocompletar de su cliente de correo, a veces se cuela aquí el destinatario equivocado. Al responder a los correos electrónicos, debe limpiar a fondo los campos. Esto es especialmente cierto para las respuestas a correos electrónicos dirigidos a un gran grupo de destinatarios. En muchos casos, contestar la circular del presidente no tiene por qué volver a dar vueltas.

Si envía un correo electrónico a varios destinatarios que no están relacionados entre sí, definitivamente debe ingresar la dirección del destinatario en el campo CCO (CCO) para que los destinatarios no puedan ver la lista completa de direcciones. Si está utilizando Para o CC, está renunciando a la lista de destinatarios y está creando un problema de privacidad.

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Los correos electrónicos HTML conllevan riesgos innecesarios: el destinatario no ve a primera vista la dirección web a la que realmente apunta el enlace, y el contenido incrustado de servidores externos presenta un riesgo de protección de datos o el cliente receptor no lo muestra. Por lo tanto, es mejor escribir correos electrónicos en formato de texto. Si quieres indicar una URL, debes evitar los acortadores de enlaces como TinyURL para que el destinatario del correo sepa inmediatamente a dónde quieres enviarlo.

Los archivos adjuntos de correo representan un riesgo significativo. En particular, los estafadores envían documentos de Office y archivos ejecutables para atraer a nuevas víctimas a sus trampas. Por lo que es mejor enviar los documentos en formato PDF. Se ha establecido como una forma de intercambio de bajo riesgo. Microsoft Office y muchas otras aplicaciones pueden guardar sus documentos en formato PDF, por ejemplo, a través de la función de impresión. Si debe ser un formato de Office, lo mejor es elegir formatos que terminen en X: DOCX, PPTX y XLSX. Estos no pueden contener macros.

En particular, evite los formatos de archivos ejecutables como EXE. Esto suele ser malware, razón por la cual los correos electrónicos con archivos adjuntos ejecutables a menudo se clasifican. Es mejor utilizar un canal de comunicación diferente para anunciar archivos adjuntos de correo inesperados e inusuales. Evite archivos adjuntos grandes, ya que no llegan con frecuencia.

En el mejor de los casos, graba digitalmente los correos electrónicos salientes antes de enviarlos mediante OpenPGP o S/MIME. Esto le da al destinatario la oportunidad de verificar que el correo electrónico realmente proviene de usted. No debe usar el cifrado de correo a menos que esté seguro de que el destinatario realmente puede descifrar el correo. En cualquier caso, la conexión al servidor de correo debe estar encriptada para el transporte (SSL/TLS, si corresponde), que ahora es estándar con la mayoría de los proveedores de correo.

Los correos electrónicos son la peor transmisión posible de información importante: generalmente se envían sin firma, por lo que es difícil para el destinatario distinguir su correo electrónico de los correos electrónicos de phishing. Por lo tanto, también debe usar los otros canales de comunicación que están disponibles para usted. Esto suele ser más conveniente.

En las empresas suelen existir programas de chat o colaboración como Teams, Slack o Rocket.Chat para la comunicación interna. En caso de duda, también puede descolgar el teléfono. Las aplicaciones de mensajería como Signal o WhatsApp también son mejores que el correo porque los mensajes se cifran automáticamente entre las dos partes y el destinatario puede verificar al remitente. También puede transferir archivos a través de estos canales.

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